Dokumenty

Útvar pro zahraniční vztahy (ÚZV) Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích (JU), Branišovská 1645/31a, 370 05 České Budějovice, IČO 600 766 58 (dále jen ÚZV), je pro účely zpracování osobních údajů správcem údajů, které nám Vy, jako subjekt údajů, poskytnete. Shromažďujeme a zpracováváme pouze ty kategorie Vašich osobních údajů popsané v bodě 2, které nezbytně potřebujeme pro naplnění účelu popsaného v bodě 1. S tím, jak s Vašimi osobními údaji nakládáme, se můžete seznámit v bodě 3 a dále v bodě 4 uvádíme, jak dlouho Vámi poskytnuté informace uchováváme. V bodě 5 uvádíme základní informace o Vašich právech ve vztahu k Vámi poskytnutým osobním údajům. V případě dotazů souvisejících se zpracováním osobních údajů se na nás můžete obracet prostřednictvím e-mailu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

V ÚZV JU jsme si plně vědomi významu ochrany osobních údajů, které v současné době chráníme podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a dalších právních předpisů. Nadále budeme v této činnosti pokračovat v souladu s požadavky vyplývajícími z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR (General Data Protection Regulation), které je účinné ode dne 25. května 2018.

Problematika implementace obecného nařízení byla komunikována mezi Evropskou komisí a Domem zahraniční spolupráce (DZS), na základě analýzy bylo konstatováno, že soulad s obecným nařízením vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1288/2013 ze dne 11. prosince 2013, kterým se zavádí program „Erasmus+“: program Unie pro vzdělávání, odbornou přípravu, mládež a sport (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R1288&from=CS), a dále ze smluv uzavřených v rámci programu Erasmus+.

Proč údaje potřebujeme Vaše osobní údaje shromažďujeme:na základě zákonného důvodu vyplývajícího z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1288/2013 ze dne 11. prosince 2013, kterým se zavádí program „Erasmus+“, a Delegační dohody mezi DZS a Evropskou komisí za účelem splnění role Národní agentury programu Erasmus+ a na základě uzavřených grantových smluv mezi DZS a JU č. 2017-1-CZ01-KA103-034470, 2017-1-CZ01-KA107-034649, 2018-1-CZ01-KA103-046968, 2018-1-CZ01-KA107-047131 a dalších mezi DZS a JU; na základě veřejného zájmu za účelem naplnění úkolů VVŠ v souvislosti se zajišťováním mezinárodní spolupráce v oblastech školství, vzdělávání a dalších, které vyplývají z působnosti resortu MŠMT; na základě oprávněného zájmu za účelem naplnění úkolů souvisejících s realizací, administrací a implementací programu Erasmus+. Shromažďujeme pouze nezbytně nutné údaje. Bez osobních údajů poskytnutých pro výše uvedené účely nemůžeme:

Ad a) poskytovat informace o možnostech zapojení do programu Erasmus+, evidovat žádosti a smlouvy na finanční podporu v programu Erasmus+, informovat o výsledcích grantové žádosti, uzavírat smluvní vztahy, zajišťovat finanční podporu účastníkům mobilit, poskytovat informace a podporu při realizaci projektu, vystavovat účetní doklady, realizovat monitorovací a kontrolní činnost, realizovat evaluační a diseminační aktivity.

Ad b) poskytovat informace o možnostech zapojení do mezinárodních programů administrovaných ÚZV, informovat o akcích a aktivitách ÚZV, umožnit účast na akcích pořádaných ÚZV, poskytnout informační materiály a publikace vydávané DZS či ÚZV JU.

Ad c) pracovat na průběžném zlepšování implementace programu Erasmus+ a dalších mezinárodních programů, realizovat analýzy a vést statistiky, informovat širokou veřejnost o příkladech dobré praxe.

2. Jaké údaje potřebujeme

Pro účely uvedené v bodě 1 od Vás potřebujeme následující kategorie osobních údajů:

Ad a) adresní a identifikační osobní údaje – zejména jméno, příjmení, titul, kontaktní adresu, telefon, e-mailovou adresu, popisné osobní údaje týkající se studijního zařazení či pracovního poměru na JU, další údaje v případě poskytnutí finanční či jiné hmotné podpory – číslo účtu příjemce grantu (případně IBAN, SWIFT, přesný název a adresu majitele účtu), jména, příjmení, data narození, státní příslušnost a pohlaví účastníků mobilit, kteří získávají finanční podporu, v relevantních případech údaje vyplývající z ukončení mobility z důvodu vyšší moci, údaje o zdravotním stavu (kopie lékařské zprávy a průkazu ZTP) v případě speciálního stipendia nad rámec běžného pro účastníky se specifickými potřebami.

Ad b) adresní a identifikační osobní údaje – jméno, příjemní, instituce, e-mailová adresa, telefonní číslo, dokumentační fotografie z realizovaných projektů a akcí pořádaných JU.

Ad c) adresní a identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, instituce/organizace, e-mailová adresa, telefonní číslo, sběr dat za účelem zpracování analýz.

Pokud tak stanoví právní předpisy, mohou být Vaše osobní údaje doplněny z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo od třetích osob.

3. Jak s údaji pracujeme

Osobní údaje jsou u nás důsledně chráněny. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavené bezpečností mechanizmy zahrnující technická, organizační a personální opatření. Ochrana osobních údajů na JU vychází z opatření rektora č. R 378 ze 17. 5. 2018. Vzdálené zpracování a ukládání dat ÚZV jako správce neuskutečňuje, všechny osobní údaje se zpracovávají v České republice. Výjimkou jsou data, která jsou zadávána subjektem osobních údajů přímo do externích databází, u nichž je ÚZV pouze zpracovatelem. V případě programu Erasmus+ se jedná o IT nástroje a databáze Evropské komise. Zde je správcem dat přímo Evropská komise. Vaše zpracované osobní údaje předáváme na základě zákonného a/nebo veřejného a/nebo oprávněného zájmu ÚZV následujícím příjemcům:

Ad a) Evropské komisi a DZS (národní agentuře), kontrolním a auditním subjektům v rámci jejich pověření.

Ad b) Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy ČR, příp. dalším orgánům státní správy.

Ad c) Veřejnosti jsou sdělovány pouze zobecněné informace v tištěných i elektronických informačních materiálech vydávaných ÚZV, event. DZS
Veřejnosti jsou sdělovány pouze zobecněné informace na webových stránkách spravovaných ÚZV.

Pouze s Vaším souhlasem poskytneme Vaše jméno, příjmení a adresu externí distributorské firmě za účelem doručení odborných a informačních letáků, newsletterů a publikací.

Pouze s Vaším souhlasem budeme Vaše jméno, příjmení a adresu zveřejňovat na webových stránkách a v materiálech ÚZV.

Kromě uvedených příjemců mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právními předpisy také orgány veřejné moci. Žádné další osoby k Vašim osobním údajům nemají přístup.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Podle nastavených vnitřních zásad, resp. u některých dokumentů v souladu s právními požadavky, uchováváme dokumenty obsahující Vaše osobní údaje po dobu stanovenou skartačním plánem ÚZV JU – všechny dokumenty týkající se projektu Erasmus+ jsou uchovávány po dobu 10 let – budou skartovány 10 let po ukončení programu (zejména přihlášky a žádosti, inter-institucionální smlouvy, žádosti o grant, průběžné a závěrečné zprávy, veškerá dokumentace mobilit a související korespondence, zápisy z kontrol, účetní doklady, webové informace, záznamy, zápisy, operativní dokumenty).

Po uplynutí stanovené doby budou dokumenty obsahující Vaše osobní údaje na všech nosičích nevratně zničeny.

Jakékoli osobní údaje, které máme k dispozici pouze za základě Vašeho souhlasu s jejich zpracováním, budou uchovávány až do okamžiku, kdy nám oznámíte, že Vámi poskytnutý souhlas odvoláváte, případně do doby, kdy důvod jejich shromažďování pominul, v závislosti na tom, co nastane dříve.

5. Jaká jsou Vaše práva

Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, může požadovat informaci o zpracovávání svých osobních údajů a přístup k nim. ÚZV JU je oprávněn v případech, jsou-li žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se žádosti opakují, požadovat za poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajích subjektu přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. Ze stejných důvodů lze odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud zjistíte, nebo se domníváte, že je zpracování Vašich osobních údajů prováděno v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, nebo že jakékoliv Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nejsou správné nebo úplné, máte možnost požádat o vysvětlení a zejména požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav, tj. provedli opravu, omezení nebo výmaz Vašich osobních údajů. V určených případech zpracování v oprávněném zájmu ÚZV JU máte rovněž možnost uplatnit právo na vznesení námitky vůči zpracování, v těchto případech, pokud tomu nebrání jiný zákonný titul, příslušnou operaci zpracování ukončíme.

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoli odvolat, a to písemným prohlášením doručeným správci údajů.

Pro uplatnění žádosti nás kontaktujte prostřednictvím stanoveného komunikačního kanálu. Po předepsané identifikaci žadatele Vás budeme o vyřízení Vaší žádosti v souladu s příslušnými zákonnými požadavky informovat v zákonem stanovené lhůtě.